Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) USUL VE ESASLARI UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1.  Giriş

6698 sayılı kanun uyarınca kişisel verilerin hem fiziksel hem de sayısal ortamda güvenli bir şekilde korunması, işlenmesi aktarılması, silinmesi ve imhası Mateks Makina-DURSUN BAL tarafından azami ölçüde önem gösterilen bir husus olup tüm faaliyetlerimizde bu doğrultuda gerekli idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Mateks Makina-DURSUN BAL kişisel verilerin korunmasına ilişkin tüm faaliyetler işbu Kişisel Verilerin Saklanması, İşlenmesi, Aktarılması, İmhası Politikası’na (“Politika”) göre yürütülmektedir. Mateks Makina, bu Politika’yı kendisine rehber edinerek gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini analiz edecek ve Politika’ya uyum için her türlü teknik ve idari önlemi alacaktır. Belirlenen aksiyon ve önlemler hayata geçirildikten sonra iç denetim mekanizmaları işletilerek Politikaya uygunluğun devamlılığı sağlanacaktır.

2. Politikanın Amacı

Bu Politika’nın temel amacı kişisel verilerini işlemekte olduğumuz kimliği belirli veya belirlenebilir kişilerin; Mateks Makine’nın kişisel veri işleme, saklama, koruma, silme faaliyetleri, bu kapsamda alınan önlemler, veri sahiplerinin hakları ve bu hakların kullanılma yöntemleri gibi konularda bilgilendirilmesidir.

3. Politikanın Kapsamı

Bu Politika’nın kapsamı; verilerini işlemekte olduğumuz kimliği belirli veya belirlenebilir kişilerin işlenen tüm kişisel verileridir. Politika’daki belirtilen maddeler, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikteki her türlü bilgi ve belgeyi ve bunlarla ilgili alınan önlemleri ve yapılan düzenlemeleri de kapsar.

4. Politikanın Yürürlüğü

Mateks Makina tarafından düzenlenen bu Politika 14.10.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin revize edilmesi durumunda Politika’nın revizyon tarihi belirtilecektir. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, mevzuat hükümleri öncelikli olarak uygulanacaktır. Bu temel Politika’nın dışında daha özel amaçlar için aynı konuda oluşturulan başka politika veya düzenleme bulunması halinde, öncelikle özel hükümler içeren maddeler uygulanır. Diğer politika ve dokümanların bu Politika ve ilgili mevzuat ile çelişen hükümleri uygulanmaz.

5.  Tanımlar

TANIM	AÇIKLAMA
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hâle Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Çalışan	Mateks Makina çalışanları
Çalışan Adayı	İşe alım amaçlı görüşülen aday
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini
Kanun	KVKK
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel Verileri İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları kişisel verileri işleme envanteri
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi	Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Kişisel Verilerin İmha Edilmesi	Kişisel verilerin silinmesi, anonim hale getirilmesi veya yok edilmesi işlemi
Kişisel Verilerin Silinmesi	Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi	Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi

KVKK	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
VERBİS (Veri Sicil Bilgi Sistemi)	Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistem
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

6. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Kurallar

6.1 Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen Prensiplere Uygun İşlenmesi

Mateks Makine,6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) ve ilgili diğer mevzuatta getirilen hüküm ve kurallara uygun olarak kişisel veri işlemektedir. Kanun’da kişisel veri işleme prensipleri belirlenmiştir. Mateks Makina, her veri işleme faaliyetinde bu prensiplere uygun hareket etmektedir.

 6.1.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Mateks Makina, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelere ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Mateks Makina, kişisel verileri koruma mevzuatı ve ilgili mevzuat ile getirilen kurallara uygun olarak işlemekte, veri sahiplerine duyurulan amaçlar dışındaki amaçlarla kişisel veri işlememekte, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık ve gereklilik prensiplerini uygulamaya koyarak sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işlemektedir.

6.1.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Mateks Makina, işlenen verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için veri işleme süreçlerinde gerekli tedbirleri alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel veri sahibine kendi verisinin güncellemesi ya da düzeltilmesi için Mateks Makina’ya başvuru olanağı sağlamaktadır.

6.1.3 Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Mateks Makina,yalnızca meşru amaçlarla kişisel veri işlemektedir. Mateks Makina, veri işleme faaliyetine başlamadan önce, KVKK’da öngörülen istisna durumlar dışında, kişisel veri işleme amaçlarını belirlemekte ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında kendilerine bu amaçları açıkça duyurmaktadır.

6.1.4 Kişisel Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler açık ve kesin olarak belirlenen amaçla ilişkili, kısıtlı ve ölçülü olarak işlenmekte olup gerekli olmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktayız.

6.2 Kişisel Verileri İşleme Şartları

Mateks Makina tarafından kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak, ilgili kişinin açık rızası var ise veya KVKK’da belirtilen istisnalar kapsamında ise işlenmektedir. Şirketimiz kişisel verileri Kanun’da getirilen düzenlemelere uygun olarak işlemektedir. Bu kapsama girmeyen veri işleme faaliyetleri durdurulmaktadır.

6.2.1 Kişisel Verilerin İşlenmesinde Açık Rızanın Aranmadığı İstisnai Haller

• Kanunlarda kişisel verinin işleneceğine ilişkin açık bir düzenleme var ise
• Kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınan kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin işlenmesi gerekli ise
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri işlenmesi zorunlu ise
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise
• Kişisel veri işlenmesi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Mateks Makina meşru menfaatleri için kişisel veri işlenmesi zorunlu ise

6.2.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Açık Rızanın Aranmadığı İstisnai Haller

Aşağıda belirtilen ve kanundan doğan istisnai hallerde açık rıza alınmadan özel nitelikli kişisel veriler işlenmektedir:

• Özel nitelikli kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir) kanunlarda öngörülen hallerde
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından
• Yeterli önlemlerin alınması şartı ile

6.3 Kişisel Verilerin Aktarılması

6.3.1 Kişisel Verilerin Yurtiçi Aktarımı

Şirketimiz, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda işlemekte olduğu kişisel verileri yukarıda belirtilen istisnalar dışında ilgili kişinin açık rızasını alarak üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Mateks Makine ihtiyaç olması durumunda KVKK’da öngörülen ve KVK Kurul’u tarafından alınan karar ve düzenlemeler doğrultusunda kişisel verilerin aktarımını gerçekleştirmektedir.

6.3.2 Kişisel Verilerin Yurtdışı Aktarımı

Mateks Makina tarafından, Kişisel veriler ilke olarak veri sahibinin açık rızası alınmadan yurtdışına aktarılmamaktadır.

6.4 Kişisel Veri Sahibinin Bilgilendirilmesi

Mateks Makina,Kanun’da yer alan aydınlatma yükümlülüğü ile uyumlu olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini kişisel verilerinin ne şekilde işleneceği konusunda bilgilendirmektedir. Bu kapsamda Mateks Makina veri sahiplerini asgari olarak aşağıdaki hususlarda bilgilendirmektedir.

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
• KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar.

7. Kişisel Verilerin Saklanması

7.1 Kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanması

Mateks Makina,Kanun’da yer alan prensiplere uygun olarak işlemekte olduğu kişisel verileri mevzuatlarda öngörülen süre boyunca saklamaktadır. KVK Kurulu tarafından ilgili düzenlemelerin yürürlüğe konulmasından sonra kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında bir irtibat kişisi atanarak VERBİS’e kayıt gerçekleştirilecektir. Mevzuatta ilgili kişisel veri tiplerinin saklanması için belirli bir süre öngörülmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç sona erene kadar muhafaza edilmektedir. Mevzuatta ilgili kişisel veri tiplerinin saklanması için belirli bir süre öngörülmediği durumda, her veri işleme amacına özgü olarak muhafaza süreleri belirlenmektedir. Bu kapsamda muhafaza süreleri, Mateks Makina uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri dikkate alınarak belirlenmektedir. Kişisel veriler; işleme amacı dışında olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veri ile ispat edilebilecek bir hakkın ileri sürülebilmesi, savunmanın tesis edilmesi ve yetkili kamu kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin yanıtlandırılması amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile aynı konularda şirket pratiği ve genel teamüller dikkate alınmaktadır. Mateks Makina, meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, yukarıda belirtilen prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir.

7.1.1 Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin aldığımız Önlemler

KVK Kurulu veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkında detaylı düzenlemeler getirebilecektir. Detaylı düzenleme getirilmesi halinde düzenlemelerdeki yükümlülüklere de uyum sağlamak amacıyla makul derecede çaba sarf edilerek maksimum derecede güvenlik sağlanmalıdır. Teknik Önlemler:

• Teknik konularda yetkili personel şirket dışından danışman firma ile çalışılmaktadır.
• Mateks Makine bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler ilgili departmanlar bazında analiz edilmekte, bu kapsamda her departman tarafından Kişisel Verileri İşleme Envanteri hazırlanmaktadır.
• Kişisel verilerinizin saklanacağı veri tabanları ve yazılımsal/donanımsal depolama üniteleri ve benzeri teknik altyapı oluşturulmakta ve kullanılmaktadır.
• Riskli durumlar yeniden incelenerek gerekli teknolojik çözümler üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmaktadır.

İdari Önlemler:

• Kişisel verilerin hukuka uygun saklanması konusunda farkındalık faaliyetleri ve eğitimleri yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin saklanması için üçüncü kişilerle işbirliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı şirketler ile yapılan sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekteyiz.
• Tarafımıza kişisel veri aktaran hizmet aldığımız taşeron firmalar ile gizlilik sözleşmeleri imzalamakta, bu verilerin hukuka uygun aktarıldığı konusunda bu sözleşmeler yoluyla teyit almaktayız.
• Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda görevli çalışanlarla sınırlandırılmaktadır. Çalışanların, görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişimleri sınırlandırılmalıdır.
• Çalışanların, işbu Politika’ya riayet edebilmeleri açısından Politika Mateks Makina, ait iç ağda (portal) yayınlanmakta ve iş sözleşmelerinde şirket prosedür ve kurallarına uyacakları konusunda hükümler yer almaktadır.
• Kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmektedir.

8. Kişisel Verilerin İmhası

8.1 Kişisel Verileri İmha Yükümlülüğü

Mateks Makina, belirtilen süreler sona erdiğinde ilgili kişisel veriler tutanak tanzim edilmek suretiyle aşağıda belirtilen 3 (üç) yöntemden biri seçilerek imha edilmektedir. Bunlar:

• Kişisel verilerin silinmesi
• Kişisel verilerin yok edilmesi
• Kişisel verilerin anonim hale getirilmesidir.

Bu üç yöntem ile ilgili detaylar, ilerleyen bölümlerde yer almaktadır. Ayrıca kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Mateks Makina,“Kişisel Verileri İşleme Envanteri” 6 (altı) aylık periyodik aralıklarda Veri Sorumlusu tarafından kontrol edilmekte ve imha işlemleri varsa gereği yapılmaktadır ve kayıtlar (imha edilen dokümanları bilgisi) logları Kanun’da öngörülen 2 yıl saklanacak şekilde muhafaza edilmektedir.

8.2 Kişisel Verilerin İmha Şartları

Mateks Makina, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, resen veya ilgili kişinin (veri sahibinin) talebi üzerine talebin değerlendirme sonucunda olumlu bulunması durumunda Mateks Makina tarafından imha edilmektedir. Ayrıca, kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa Mateks Makina tarafından bu durum üçüncü kişiye bildirilir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılması talep edilir.

8.3 Kişisel Verilerin İmhasına ilişkin Aldığımız Önlemler

Teknik Önlemler:

• Kişisel verilerin güvenli şekilde imha edilmesi için teknik alt yapılar ve bunlara ilişkin denetim mekanizmaları ve teknik önlemler oluşturulmakta ve uygun imha yöntemi belirlenmektedir.
• Kişisel verilerin imha edilmesi konusunda teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam edilmektedir.
• Kağıt ortamında bulunan verilerin imhası öğütücü makinalar tarafından yapılmaktadır. Bu makinalar veri işleyenlerin kolay bir şekilde kullanabileceği lokasyonlarda bulunmaktadır.

İdari Önlemler:

• KVKK’da düzenlenen yükümlülükler hakkında çalışanlarımızı bilgilendirerek farkındalık yaratılmaktadır.
• Denetim mekanizmaları ile kişisel verilerin imha işlemlerinin zamanında yapılıp yapılmadığı ve ilgili kayıtların alınıp alınmadığı kontrol edilmektedir. Bu kapsamda bir kişisel verilerin korunması kurulu oluşturulacak, bu kurul tarafından yılda 1 bir toplantı yapılarak ilgili departmanların imha süreçleri denetlenecektir. Mateks Makina bünyesindeki bu kurul, her toplantı sonrasında oluşturduğu raporunu Veri Sorumlusu’nun bilgi ve onayına sunacaktır.

8.4 Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi

Mateks Makina bünyesinde, kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi, işbu Politika’da belirtilen esaslara uygun olarak aşağıda açıklanacak yöntemlerle gerçekleştirilmektedir.

8.4.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Mateks Makina bünyesinde atanan İrtibat Kişisi, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

8.4.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci

Veri Sorumlusunun, kişisel verilerin silinmesi işlemlerinde takip etmesi gereken temel süreç aşağıda belirtilmektedir.

• İmha işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin “Kişisel Verileri İşleme Envanteri”nde belirlenmesi
• “Kişisel Verileri İşleme Envanteri” bulunan İlgili Kullanıcı’ların gruplarının kişi/rol bazında detaylandırılması
• İlgili Kullanıcı’ların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi
• İlgili Kullanıcı’ların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması, imhası ve imha edilecek verilerin loglarının tutulması

8.4.1.2 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

Mateks Makina bünyesinde bulunan kişisel veriler, farklı kayıt ortamlarında saklanabildiklerinden kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmeleri gerekmektedir. Mateks Makina tarafında kişisel verilerin silinmesi için kullanılan örnek yöntemler aşağıda yer almaktadır.

1. Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Google Suite, Google Drive gibi)

Şirkemizde kullanılan bulut sistemi uygulamalarında kişisel veriler İlgili Kullanıcı tarafından kalıcı silebilmektedir. İlgili Kullanıcı’nın bulut sistemi üzerinde ilgili verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır.

2. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Şirketimiz bünyesinde kağıt ortamında bulunan kişisel veriler kağıt öğütücüden geçirilmek suretiyle imha edilir. Ancak istisnai hallerde, karartma yöntemi kullanılarak silinebilmektedir. Bu işlem, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

3. Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

İlgili Kullanıcı’nın kişisel verilerin bulunduğu dosyada kalıcı silme yetkisi silme var ise ilgili dosyayı, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile tekrar ulaşamayacak şekilde silebilmektedir. Eğer kalıcı silme yetkisi yok ise dosyanın bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcı’nın erişim haklarının kaldırılmaktadır. Bu işlemleri gerçekleştirilirken, İlgili Kullanıcı’nın aynı zamanda sistem yöneticisi olmaması konusunda gerekli tedbirler alınmaktadır.

4. Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Mateks Makina bünyesinde Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanmakta ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.

5. Veri Tabanları

Mateks Makina veri tabanlarında saklanan kişisel veriler, veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir. Bu işlem gerçekleştirilirken İlgili Kullanıcı’nın aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.

8.4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Mateks Makina, tarafından yok edilen kişisel veriler hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmektedir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

8.4.3 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilmesi ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilmesi gerekmektedir. Mateks Makina gerektiği koşullarda kendisi adına kişisel verileri yok edilmesi için bir uzman ile anlaşabilmektedir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak yok edilir.

1. Yerel Sistemler

Mateks Makina,söz konusu yerel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılabilmektedir.

1. De-manyetize Etme

Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

2. Fiziksel Yok Etme

Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı hal diskler bakımından üzerine yazma veya de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilmesi gerekir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

3. Üzerine Yazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

2. Çevresel Sistemler

Mateks Makina,ortam türüne bağlı olarak söz konusu çevresel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı kullanılabilmektedir.

1. Ağ Cihazları (switch, router vb.)

Söz konusu cihazların içindeki saklama ortamları sabittir. Ürünler, çoğu zaman silme komutuna sahiptir ama yok etme özelliği bulunmamaktadır. Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.

2. Flash Tabanlı Ortamlar

Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSIExpress vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak y a da Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmektedir.

3. Manyetik Bant

Verileri esnek bant üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi gerekmektedir. Mateks Makine gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

4. Manyetik disk gibi üniteler

Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi gerekmektedir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

5. Mobil telefonlar (simkart ve sabit hafıza alanları)

Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekmektedir.

6 Optik diskler

CD, DVD gibi veri saklama ortamlarıdır. Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi gerekir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

7. Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı, parmak izli geçiş sistemi gibi çevre birimleri

Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak özelliğine göre Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekmektedir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

8. Kağıt ve Mikrofiş ve Benzeri Ortamlar

Kağıt ve Mikrofiş ve benzeri ortamlarda bulunan kişisel verilerin yok edilmesi işlemi gerçekleştirilirken kağıt imha veya kırpma makinaları kullanılmaktadır. Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre göre Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekmektedir. Mateks Makina gerektiği koşullarda bu işlem için bir uzman ile anlaşabilmektedir.

9. Bulut Ortamı

Bulut sistemlerinde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerekmektedir. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi gerekmektedir. Yukarıdaki ortamlara ek olarak arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemleri ise aşağıdaki şekilde gerçekleştirilmektedir.

1. İlgili cihazların bakım, onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel verilerin Yerel Sistemler bölümünde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi,
2. Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi,
3. 3. Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının engellenmesi için gerekli önlemlerin alınması gerekmektedir.

8.5 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri

Mateks Makina,hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında ve gerekmesi halinde kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. Mateks Makina tarafından ihtiyaç duyulması halinde kullanılacak anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

1. Maskeleme

Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisinin veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. “ Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC Kimlik No vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkânsız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi.” “Kişinin kredi kartı numarasının bir kısmının yıldızlanması durumunda maskeleme söz konusudur. (6698 **** **** 0006)”

2. Toplulaştırma

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. “ Çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.” “Şirkette kadın çalışan sayısının Z adet olması ve sayının %40’ının üniversite mezunu, %60’ının yüksek lisans mezunu olmasına ilişkin veriler anonim hâle getirilmiştir.”

3. Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. “Doğum tarihi bilgisinin Gün/Ay/Yıl detaylarının yerine kişinin direkt yaşının yazılması durumunda veri türetmek suretiyle anonimleştirme yapılmıştır.”

4. Veri Karma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. “ Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.” “Yaş ortalaması alınmak istenen bir sınıfta kişilerin yaşlarını gösteren değerlerin birbirleriyle değiştirilmesi durumunda veri karması yapılmıştır.”

9. Kişisel Verileri Saklama Ve İmha Süreçlerinde Yer Alanların Unvanları, Birimleri Ve Görev Tanımları

Mateks Makina bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler ilgili departmanlar bazında analiz edilmekte, bu kapsamda her departman tarafından Kişisel Verileri İşleme Envanteri hazırlanmaktadır. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alan ve sorumlu olan kişiler, ilgili her departmanın, departman bazındaki en yetkili çalışanıdır.

10. Kişisel Verilerin Korunması

Mateks Makina, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin ve bu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi için gerekli teknik ve idari önlemleri almaktadır. Mateks Makina tarafından, özel nitelikli kişisel verilerin korunması hususunda azami özen gösterilmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Mateks Makina bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Mateks Makina,işlediği kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurul’a bildirilmesini sağlamak için azami özeni göstermektedir.

10.1 Kişisel Verilerin Güvenliği

1. 10.1.1 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Mateks Makina, KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak şirket içi denetimlerini yapmaktadır. Denetimin sonuç raporu, ilgili Veri Sorumlu’suna rapor olarak bildirilmekte olup sorun olması durumunda gerekli düzenleyici ve önleyici faaliyetler almaktadır.

10.1.2 Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Mateks Makina, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

10.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Özel nitelikli kişisel veriler tanımlar bölümünde tanımlanmıştır. Mateks Makina tarafından, KVKK ile özel nitelikli olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Mateks Makina tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Mateks Makina bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

11. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Hakların Kullanmasına İlişkin Kurallar

11.1 Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel Veri Sahibi kişisel verileri üzerinde aşağıda belirtilen haklara sahiptir.

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11.2 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahibi, Kişisel verileri ile ilgili talebini KVK Kurul’u tarafından ayrı bir yöntem belirlenmesi halinde bu yöntem ile veya Mateks Makina adresine yazılı ve ıslak imzalı olarak gönderebilecektir. Kişisel Veri Sahibi yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaların içeren başvuruda; talep edilen hususun açık ve anlaşılır olması, talep edilen konunun başvuranın şahsı ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediliyor ise bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi, ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğini tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Söz konusu talepler bireysel olarak yapılacak olup yetkisiz üçüncü kişilerin kişisel veriler ile ilgili yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

11.3 Başvurunun değerlendirilmesi

Kişisel verilere ilişkin talepler, niteliğine göre alan talebin niteliğine göre talebi mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde yanıtlandırmaktadır. Başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge talep edilmesi söz konusu olabilecektir.

11.4 Başvuruyu reddetme hakkımız

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Mateks Makina tarafından gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

11.5 Başvurunun değerlendirilme usulü

Talep kabul edilir ise ilgili işlem uygulanır ve yazılı veya elektronik ortamda bildirim yapılır. Kabul edilen başvurularının incelenmesi sonucunda kişisel verinin imha edilmesi kararı şirketimiz tarafından alınırsa imha işlemi için işbu Politika’da belirtilen yöntemlerden uygun olanı kullanılarak imha işlemi Veri Sorumlusu tarafından en geç 30 (otuz) gün içinde veya Kanun’da öngörülen süre içinde gerçekleştirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir. Talebin reddi halinde ise, gerekçesi açıklanarak yazılı veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirilir.